Case Studies

典華兼職人員打卡核薪 e 化系統

by SMART4A | 8 月 28, 2024

專案名稱：典華兼職人員打卡核薪 e 化系統

專案簡介：本專案旨在通過數位化和自動化優化典華兼職人員的打卡與核薪管理，解決傳統紙本流程中的效率低下和錯誤問題。系統整合了 LINE OA 與 make.com，能自動建立 Google Sheet 進度表及資料夾，讓兼職人員能通過 LINE@ 進行電子打卡，並由系統自動匯總工時和計算薪資，生成預填核薪表單與電子薪資單，大幅提升核薪的準確性與效率。

同時，主管可通過 LINE@ 平台即時掌握到班狀況和薪資進度，有效支援管理決策。系統還自動生成勞保加保表格，並定期檢查非本國籍員工的證照到期情況，確保合規管理，降低風險。

整體來說，該系統通過自動化手段，不僅顯著提升了兼職人員管理的效率和準確性，也減輕了管理層的負擔，為企業提供了一個高效、透明的管理解決方案。

專案經理：Joyce ( Smart4A Level 5 專家)

工程時間：規劃、設計、開發同步進行，總工程 10 周、測試上線 4 周

費用區間：中型專案 (30 萬以下為小型、30 ~ 100 萬為中型、100 萬以上為大型)

解決問題：

打卡記錄和核薪效率提升：每月平均有 6 千多人次的兼職參與，傳統的紙本打卡方式常因手寫不清、數據統計困難而導致管理上的不便。透過 LINE@ 系統，兼職人員可以在電子介面中完成打卡，所有打卡記錄自動匯總並計算工時，主管僅需核對即可，大幅提升核薪的準確性和效率。
多層次薪資計算的自動化：系統自動根據兼職人員的工作部門和不同的加給規則，生成預填的核薪表單，減少了人工計算的錯誤和負擔。無論是忙場加給、技能加給還是雙薪日加給，系統都能自動處理，並生成準確的薪資單，主管確認後即可發送給員工。
薪資發放和記錄的便利性：核薪後系統自動生成電子薪資單，並提供給兼職人員簽署電子簽名，簽名完成後即時保存記錄，避免了傳統紙本簽名的麻煩與可能的文件遺失問題。對於非日結薪資的兼職人員，系統會自動安排薪資結算並通知財務人員處理，提升了整體發薪流程的效率。
主管對兼職人員狀態的即時掌控：主管可以透過 LINE@ 界面即時查看兼職人員的到班狀況、打卡情況、薪資核算進度等數據，不同層級的主管可以查看對應的統計數據，有助於快速做出管理決策，減少了信息滯後造成的管理困難。
勞保加保及證照管理的自動化：系統自動根據兼職人員每日打卡情況生成勞保加保表格，並定期檢查非本國籍員工的證照到期情況，提前通知相關人員處理，確保所有人員的勞保與證照在有效期內，降低了人為疏忽帶來的風險。

使用工具：

make.com (自動化串接服務平台)
Google Sheet (資料存放媒介)
Google Drive (資料存放媒介)
LINE OA 用戶介面
LINE FLEX (LINE多功能訊息互動介面)
LINE LIFF 互動網頁 (掃描QRcode)
Jotform 表單 (人員註冊、核薪、領薪簽名媒介)
OCR 辨識工具 (人員註冊上傳身分證、居留證等資料時自動辨識成文字檔)

場景使用：

多場景任務
- LINE@ 官方帳號 (主管版)
  主管的主要操作介面，可通過掃描兼職同仁的打卡QRcode進行打卡，核對薪資，查詢兼職同仁的資料，以及查看部門內兼職人員的出勤與薪資狀況。
- LINE@ 官方帳號 (兼職同仁版)
  兼職人員的操作介面，用於生成上下班打卡單、登記每日的上班地點和部門，以及查看自己的薪資單和打卡紀錄。
- 兼職人員資料表
  兼職人員通過填表註冊個人資料，並上傳身份證或居留證等文件。系統自動辨識這些文件，生成電子兼職同仁證，並將資料歸檔。
- 下班打卡後產生核薪表單
  兼職人員在下班打卡後，系統會根據該部門的薪資規定，自動計算當日工時及相關加給，並生成預填的核薪表單提供給主管審核。
- 主管填寫核薪表/產生薪資單
  主管在核對或調整核薪表單後，提交表單。系統會自動將結果記錄在總表中，並生成薪資單，將表單連結發送給兼職人員。
- 薪資單 – 兼職同仁填寫
  兼職人員透過表單確認薪資單內容，在確認無誤後進行電子簽名，提交後系統會自動將此薪資單轉換為PDF檔案保存。
- 非日結的兼職同仁
  在領薪當天需填寫表單確認薪資期間內的工時與款項，確認無誤後執行電子簽名。會計同仁會根據表單確認薪資的發放完成，確保所有支付過程順利無誤，並將結果紀錄歸檔以便日後查閱。
- 每日自動生成勞保加保表格
  系統會根據當日打卡的兼職人員，自動生成符合勞保加保規定的表格，並提供給相關部門進行審核和提交。
- 證照到期查詢
  每月定期查詢兼職人員中非本國籍人員的證照到期狀況，系統自動通知即將到期的員工，並向相關主管發送提醒。
- PT 薪資計算與報表生成
  系統定期統計雙週結或月結的兼職人員薪資和工時總和，並生成詳細報表，供財務和會計部門審核和使用。