新聞稿改稿暨委刊單自動化流程

by SMART4A | 8 月 28, 2024 | Case Studies

專案名稱：新聞稿改稿暨委刊單自動化流程

專案經理：Joyce ( Smart4A Level 5 專家)

工程時間：規劃、設計、開發同步進行，總工程四周、測試上線二周

費用區間：小型專案 (30 萬以下為小型、30 ~ 100 萬為中型、100 萬以上為大型)

解決問題：

多樣化選擇與自動報價：提供 8 種不同的方案及數十家媒體供客戶選擇。客戶選定方案與媒體後，系統自動生成並寄送委刊報價單，簡化報價流程，提升效率。
智能新聞稿改寫：當客戶需要根據不同媒體特性修改原始新聞稿時，系統利用 ChatGPT 自動根據各媒體的特性進行稿件改寫，確保新聞稿更符合目標媒體的需求，提高發佈效果。
自動通知與資料管理：改寫後的新聞稿自動發送至選定的媒體窗口，並透過 LINE OA 即時通知媒體相關負責人，提升溝通效率。同時，所有相關資料自動整理並存儲於 Google Sheet 和 Google Drive，確保資料的一致性與可追溯性。
降低人力成本，提升服務效率：全流程高度自動化，減少人工介入，縮短處理時間，提升服務的速度與便利性，讓客戶享有更快速且高效的服務體驗。

使用工具：

make.com (自動化串接服務平台)
AI 智能生成 (ChatGPT)
Google Sheet (資料暫存媒介)
Google Document (新聞稿資料存放)
LINE OA 用戶介面 (通知媒體窗口)
Jotform 表單 (客戶下單選擇媒體與提供新聞稿件介面)

場景使用：

多場景任務
- 委刊單流程
  客戶透過 Jotform 表單選擇所需的方案與媒體後，系統自動整理並生成委刊報價單，隨即寄送給客戶。同時，相關新聞稿內容及圖片將自動登記至 Google Sheet 並存放於 Google Drive，確保資料的有序管理與存取。
- 新聞稿改寫與發送
  當客戶完成付款放行、或為長期簽約客戶系統自動放行後，統判斷是否需要改寫稿件。如需改寫，利用 ChatGPT 根據所選媒體特性自動改寫原始新聞稿。改寫完成後，系統自動將稿件寄送至選定的媒體窗口，並通過 LINE OA 推播訊息通知相關窗口有新稿件待發，確保稿件快速且準確地發佈。(選媒體的撰文特性記錄在 Google Sheet，可隨時修改調整。)
- 自由選擇委刊媒體
  除了提供固定的 8 個方案及多家媒體選擇外，客戶亦可自由選擇任意數量的刊登媒體。系統在收單後自動整理資料並生成委刊報價單，寄送給客戶，滿足客戶的個性化需求，提升服務的靈活性與滿意度。

場景局部圖示