企業到底將 AI 用在哪裡？
在數位轉型與 AI 技術高速發展的時代，許多企業都在思考如何有效地將 AI 應用到日常業務。然而，常見的一種誤區是：只要公司內有幾位「AI 工具人」（可能是出自個人興趣、積極度或公司指派）能熟練操作 AI 工具，並在工作效率上有顯著提升，就認為「我們成功導入 AI 了」。
事實上，這只是「個體式 AI 應用」，並非真正的「企業級 AI 導入」。表面上看似已有「AI 能力」，但往往隱藏以下三大問題：
- 依賴個體，無法持續運作
若「AI 工具人」離職，整個仰賴他使用 AI 的產出流程問題便會浮現。 - 知識未能有效傳承
其他員工不具備相同技能或經驗，導致企業內部對 AI 工具的運用始終難以擴大，也無法系統化地流傳。 - 缺乏標準化作業流程
AI 技術僅存在個體運作中，沒有被納入企業的整體流程與協作框架，難以發揮最大效益。
從「個體應用」到「企業級導入」
人是資產，知識更是企業的長遠資產
企業要真正完成 AI 的導入，關鍵在於能否將個人的技術和經驗「組織化」。與其只依賴一人高強的 AI 技術，不如著手打造一個能夠廣泛複製、傳承與升級的 AI 應用生態系。
1. 建立標準化 AI 應用流程
- SOP 制定
將 AI 工具的使用轉化為明確的標準操作流程（SOP），讓所有員工都能依照相同步驟操作。 - 自動化流程
將重複性高或可程式化的工作交給 AI 處理，減少人工成本並降低人為失誤。
2. 知識管理與共享
- 知識庫建置
建立企業內部的知識共享平台，將個體的 AI 使用心得、實例與技巧，轉化成「組織知識資產」。 - 完善傳承機制
讓員工能輕鬆學習並複製前人經驗，避免關鍵知識隨個體離開而流失。
3. 持續培訓與學習文化
- 長期訓練機制
定期舉辦內部培訓或工作坊，讓更多員工能掌握 AI 技術與應用思維。 - 降低依賴單一個體
當員工普遍具備基礎的 AI 能力，企業對某個人或少數人「AI 技術」的依賴程度也能有效降低。
4. 將 AI 納入組織核心策略
- 全方位融入
AI 不應只是「個人技藝」，而應成為組織策略的一環，納入各部門運作流程。 - 跨部門協作
讓行銷、人資、研發、客戶服務等部門都能串聯起來，共享 AI 帶來的效率提升與價值創造。
工作日誌：建立知識傳承的關鍵橋樑
工作日誌是連結個人經驗與企業知識庫的核心工具。它能即時記錄問題、解決方案與工作進展，成為企業持續優化流程的重要依據。
- 即時記錄
- 每日工作過程、問題與解決方案的詳實記錄，可成為企業知識庫的主要內容來源。
- 績效分析
- 管理層能透過日誌追蹤員工工作進度、及時給予支援或指導。
- 流程優化
- 從日誌中找出重複性問題或流程瓶頸，進而將最佳實踐或修正方案納入公司 SOP。
- 經驗傳承
- 即使員工離職，他們留下的日誌也可為後續接手者提供學習依據，避免經驗流失。
日誌 ↔ 知識庫 ↔ AI Agent
- 員工將工作過程與解決方案記錄在日誌。
- 日誌內容被萃取並納入企業知識庫。
- AI Agent 透過知識庫學習，提供更精準的任務支援；同時將新學到的資訊再度回饋到知識庫。
AI Agent 的核心：知識才是真正的力量
AI 的強大並非來自「魔法」，而是源自龐大的資料與知識基礎。(檔案、資料庫、知識庫的不同)
- 企業專屬知識
每家公司都有獨特的流程、產品、策略和內部數據，這些才是 AI 在企業中發揮價值的「關鍵材料」。 - 專屬訓練
即使是強大的 AI 模型（如 GPT、Claude），若缺乏企業內部的專業知識，也只能提供「通用建議」，無法為企業「量身定制」解決方案。
知識庫是 AI Agent 的「養分」
- 專業問題解答
- 有了知識庫，AI 才能給出符合公司實際需求的解決方案。
- 任務執行準確性
- 理解 SOP 與業務邏輯後，AI 才能正確執行各項任務。
- 快速適應變化
- 當企業策略或流程改變，只要更新知識庫，AI 就能「同步升級」。
- 決策支援
- 結合內外部數據，AI 可為管理層提供更有洞察力的決策建議。
AI Agent 與 KPI 、OKR、MBO 的關係聯動
- 目標明確
- 知識庫讓 AI Agent 清楚了解任務標準與衡量指標，確保目標達成。
- 效能追蹤
- AI Agent 具備資料分析能力，能提供精準的執行結果報告，協助追蹤 KPI。
- 問題診斷
- 若績效未達標或產生任務偏差，透過知識庫查找可能的原因，協助管理者優化策略。
任務、目標、績效 → 知識庫優化 → AI Agent 能力提升
- 若 KPI 表現良好，即可將成功案例提煉並納入知識庫；若 KPI 不佳，則分析問題並調整改進。
從「工具人」到「組織智慧」的跨越
真正的 AI 導入，並非單純擁有一位「AI 工具人」；而是打造一個「組織化、系統化」的 AI 應用環境，讓技術不再只依賴個體，而是能被所有人複製、傳承並不斷進化。
- 個體能力有限，知識傳承無限
- 個人的離開不應成為企業失去 AI 能力的風險。
- AI 自動化與知識庫，都是企業整體的能力
- 透過日誌紀錄、知識庫搭建與 SOP 標準化，將 AI 真正內化到組織中。
- 永續的 AI 自動化轉型
- 只有不斷更新、優化知識庫和培養員工的 AI 能力，企業才能在瞬息萬變的市場中立於不敗。
唯有如此，企業才能在 AI 時代穩步前行，真正完成數位轉型與永續發展。
