Case Studies

智能人資系統：簡化流程，提升效能

by SMART4A | 8 月 29, 2024

專案名稱：智能人資系統：簡化流程，提升效能，打造應徵與入職流程自動化的體驗

專案簡介：這個系統通過自動化應徵、錄取、到職及離職的各個環節，從而大幅減少了人力資源管理中的重複性工作與手動操作的錯誤風險。同時，它還提升了部門間的協同效率，讓每個步驟都能精確、及時地完成。這不僅優化了整體工作流程，還能讓 HR 部門更專注於戰略性的人才管理，進而提升企業的運營效能。

專案經理：Zin ( Smart4A Level 5 專家)

工程時間：流程溝通、規劃及設計四週、開發四週，總工程八週，測試上線一週

費用區間：中型專案 (30 萬以下為小型、30 ~ 100 萬為中型、100 萬以上為大型)

解決問題：

應徵者資料管理的繁瑣與不一致性
傳統的人力資源流程中，應徵者資料的收集與整理往往需要耗費大量時間，且容易因為手動操作導致數據錯誤。系統自動生成應徵人員的基本資料表，並即時通知 HR 及用人主管，確保資料的完整性與即時性，減少了後續的溝通成本。
錄取程序中的多項事務處理繁雜
錄取後的程序通常包括員工編號生成、E-mail 帳號開通、雲端資料夾建立、相關文件準備等，這些工作需要跨部門協調，容易出現延誤或遺漏。系統自動化處理這些步驟，確保新員工的入職流程能夠順利進行，並且在行事曆中預約報到用的會議室與提醒相關事宜，進一步提升了工作效率。
到職程序的多重操作與追蹤困難
新進人員到職後，需要填寫各類個人資料，這些資料不僅要及時生成所需文件，還需進行多項後續操作，如雲端資料夾的搬移、資料表的更新、試用期及特休的提醒等。系統自動管理這些流程，並在必要的時候提醒 HR 及相關人員，確保新員工在公司內的順利過渡。
離職程序中的文件管理與數據更新繁瑣
員工離職時，需要更新資料表、移動雲端資料夾、生成離職相關文件等，這些工作往往需要多個步驟來完成，且需精確管理。系統自動完成這些步驟，並在行事曆中設置提醒，確保所有離職程序的每個細節都不會被遺漏。

使用工具：

make.com (自動化串接服務平台)
Google Doc (線上文件）
Google Sheet (線上表格)
Google Drive
Google Calendar
LINE OA 介面

場景使用：

多場景任務
- 應徵者資料
  - 應徵者填寫問卷後，製作應徵人員基本資料表，並寄送給HR及用人主管
- 錄取程序
  輸入人員姓名及錄用條件後，建立入職相關資料及進行相關程序
  - 員工編號、E-mail 帳號、員工雲端資料夾
  - 建立各項文件如：新人報到待辦事項表、到職通知書及勞動契約等文件
  - 於行事曆建立新人報到及預約報到用會議室
  - 發送文件確認通知信給 HR、發送到職個人資料填寫連結給新進人員
- 到職程序
  新進人員填寫報到所需之個人資料，建立到職相關文件與事項及進行相關程序
  - 搬移員工雲端資料夾至「在職人員」
  - 員工資料表、薪資所得受領人免稅額申報表、勞退自提同意書及試用期滿評核表
  - 於行事曆建立試用期滿提醒、特休結轉提醒、員工生日提醒
  - 寄送歡迎信給員工，其中包含工作規則及管理辦法檔案連結等
- 離職程序
  輸入離職人員員工編號及離職日期後，建立離職相關資料及進行相關程序
  - 更新員工資料表
  - 搬移員工雲端資料夾至「離職人員」
  - 建立離職申請單、離職交接事項表、離職證明書及資遣通知書 (option) 等
  - 於行事曆建立離職人員提醒、移除員工生日提醒、特休結轉提醒